Kontext
MCN, ein regionales Mediennetzwerk innerhalb der Omnicom-Gruppe, nutzt Admod für das Finanzreporting und Business Intelligence über mehrere Büros und Agenturen hinweg. Mit der Zeit hatte das System Reibungen angesammelt: Workflows, die nicht zur tatsächlichen Arbeitsweise der Finanzteams passten, Integrationslücken zwischen den Standorten und Compliance-Anforderungen, die durch manuelle Workarounds statt durch das System selbst erfüllt wurden.
Die Herausforderung
- Optimierung der Reporting-Workflows für Finanzteams in verschiedenen Standorten mit unterschiedlichen lokalen Praktiken.
- Verbesserung der Integration, sodass Daten zwischen den Gesellschaften ohne manuelle Neueingabe und Abstimmung fließen.
- Einbettung von Compliance-Anforderungen direkt in die Workflows, sodass Compliance der Standardweg wurde und nicht zusätzliche Arbeit.
Meine Rolle
Ich leitete die Product Discovery und Anforderungsanalyse mit den Finanz-Stakeholdern in jedem Büro, erfasste die Ist-Workflows und schlug den Soll-Zustand vor. Ich priorisierte das Optimierungs-Backlog nach Business Impact, schrieb die funktionalen Spezifikationen für jede Workflow-Änderung und koordinierte die Umsetzung mit dem Entwicklungsteam in Sprint-Zyklen — einschließlich Aufwandsschätzungen und Change-Request-Management mit dem Kunden.
Verschiedene Standorte wollten unterschiedliche Dinge, und nicht alles konnte zuerst kommen. Ich nutzte eine strukturierte Priorisierung nach finanzieller Auswirkung, Compliance-Risiko und Nutzerbelastung und kommunizierte die Begründung transparent. Stakeholder müssen nicht jeden Konflikt gewinnen; sie müssen dem Prozess vertrauen, der die Entscheidung trifft.
Vorgehen
- Zuerst Workflow-Mapping. Aktuelle Prozesse je Standort dokumentiert, bevor Änderungen spezifiziert wurden — so adressierten Optimierungen das tatsächliche statt des angenommenen Verhaltens.
- Integrationsanforderungen. Datenflüsse zwischen Standorten und Systemen spezifiziert und so Doppelerfassungen und die daraus entstehenden Abstimmungsfehler beseitigt.
- Compliance by Design. Compliance-Prüfpunkte in System-Validierungen und Freigabe-Gates innerhalb des Workflows überführt statt in externe Checklisten.
- Usability-Verbesserungen. Mein Design-Hintergrund half, täglich genutzte Screens der Finanzteams zu vereinfachen — kürzere Einarbeitung und weniger Eingabefehler.