Kontext
Die Abrechnungs- und Umsatzprozesse über die Standorte des Netzwerks waren weitgehend manuell: Rechnungen wurden aus Tabellen zusammengestellt, Genehmigungen per E-Mail eingeholt und Umsatzzahlen am Periodenende von Hand abgeglichen. Die Prozesse funktionierten — aber nur durch Aufwand, der linear mit dem Geschäftsvolumen wuchs. Jeder manuelle Schritt war eine Fehlerquelle, die oft erst Wochen später im Reporting auffiel.
Die Herausforderung
- Automatisierung der Rechnungserstellung und Genehmigungsfreigabe über Standorte mit unterschiedlichen lokalen Anforderungen.
- Zuverlässige Umsatzzahlen zu jedem Zeitpunkt im Monat — nicht erst nach einem mühsamen Monatsabschluss.
- Vollständige Auditierbarkeit: Die Finanzleitung musste jede Zahl bis zu ihrer Quelle zurückverfolgen können.
Meine Rolle
Ich verantwortete Anforderungen und Umsetzung des Automatisierungsprogramms: Interviews mit Finanznutzern, um die tatsächlichen Abrechnungsregeln zu erfassen (inklusive der Ausnahmen, die niemand dokumentiert hatte), Spezifikation der automatisierten Workflows in detaillierten FSDs, Definition von Akzeptanzkriterien für Berechnungsgenauigkeit und Management der sprintweisen Einführung mit dem Entwicklungsteam. Zudem führte ich Rechnungsabgleichsanalysen gegen Zeiterfassungsdaten durch, um zu validieren, dass automatisierte Ergebnisse der vertraglichen Realität entsprachen.
Den Standardfall zu automatisieren ist einfach. Der echte Mehrwert lag darin, die Ausnahmen systematisch zu erfassen: spezielle Abrechnungsvereinbarungen, standortübergreifende Umlagen, Gutschriften und Anpassungen — und jedem einen expliziten Workflow statt eines Workarounds zu geben. Ein Prozess ist erst dann automatisiert, wenn es seine Ausnahmen ebenfalls sind.
Vorgehen
- Regelerfassung vor Automatisierung. Abrechnungsregeln pro Standort und Kundentyp dokumentiert, mit Finanzverantwortlichen validiert und in testbare Spezifikationen überführt.
- Genehmigungs-Workflows. E-Mail-Genehmigungen durch systeminterne Freigaben mit Schwellenwerten und Eskalationspfaden ersetzt — jede Entscheidung protokolliert.
- Abgleichprüfungen. Verifikationsschritte aufgebaut, die generierte Rechnungen mit Quelldaten vergleichen und Abweichungen erkennen, bevor sie Kunden erreichen.
- Phasenweise Einführung. Standort für Standort eingeführt, wobei die Erkenntnisse jeder Phase die nächste verbesserten — bei durchgehender Business Continuity.