Kontext
Swiban betreibt eine Card-as-a-Service-(CAAS-)Plattform, mit der Finanzinstitute und Programm-Manager Zahlungskarten ausgeben und verwalten. Die bestehenden Werkzeuge waren über Jahre organisch gewachsen: Back-Office-Abläufe beruhten auf manuellen Schritten, die Admin-Oberfläche war fragmentiert, und Karteninhabern fehlte ein modernes Self-Service-Portal. Mit steigenden Transaktionsvolumina und wachsendem Kunden-Onboarding musste die Plattform skalieren, ohne das Betriebsteam im gleichen Maße zu vergrößern.
Die Herausforderung
- Das Admin-Portal modernisieren, sodass Betriebsmitarbeitende Karten, Nutzer und Programme ohne Entwicklungsunterstützung verwalten können.
- Ein Karteninhaber-Portal bereitstellen, das durch Self-Service für häufige Aktionen die Zahl der Support-Tickets senkt.
- All dies auf einer laufenden, regulierten Plattform, auf der Ausfälle und Fehler reale finanzielle und Compliance-Folgen haben.
Meine Rolle
Ich verantwortete das Produkt von Anfang bis Ende: Discovery mit Betriebs- und Kunden-Stakeholdern, funktionale Spezifikationen (FSDs) mit ausführlichen Given/When/Then-Akzeptanzkriterien, Backlog-Priorisierung, Sprint-Planung und Abnahmetests. Ich war die zentrale Ansprechperson zwischen dem Business-Team des Kunden und dem Entwicklungsteam und übersetzte regulatorische und betriebliche Anforderungen in umsetzbare Requirements.
Bevor die Entwicklung zentraler Screens begann, baute ich interaktive HTML-Prototypen mit KI-gestützten Werkzeugen und validierte sie direkt mit den Stakeholdern. Layout-Konflikte, fehlende Felder und Workflow-Lücken wurden in Prototyp-Reviews erkannt statt in Sprint-Demos — das schützte die Sprint-Kapazität für die eigentliche Umsetzung.
Vorgehen
- Spezifikationsdisziplin. Jedes Feature wurde mit einer vollständigen FSD ausgeliefert: User Stories, klar formulierte Akzeptanzkriterien, Edge Cases und Validierungsregeln — eine gemeinsame Grundlage für Entwicklung und QA.
- Admin-Benutzerverwaltung. Rollenbasierte Zugriffe, Nutzer-Lifecycle-Abläufe und audit-freundliche Kontrollen konzipiert, damit Kunden-Admins Aufgaben sicher delegieren können.
- Plattform-interne Kommunikation. Ein Back-Office-Kommunikationssystem spezifiziert, damit die Plattform Betreiber und Karteninhaber direkt im Produkt benachrichtigt statt per E-Mail.
- Audit-Trail-Ansicht. Ein vollständiges Audit-Trail-Feature definiert, sodass jede sensible Aktion nachvollziehbar ist — für Compliance-Prüfungen und Streitfälle.
- Testabdeckung. Umfassende Testsuites für gelieferte Features geschrieben und so die Schleife zwischen Akzeptanzkriterien und QA-Durchführung verkürzt.
Ergebnisse
Die modernisierten Portale wurden zur Grundlage für die nächste Phase der Plattform: eine plattformübergreifende Karteninhaber-App, die in der nächsten Case Study behandelt wird.