Kontext
Die Ausschreibungsprozesse über die Standorte von MCN wurden manuell verwaltet: Briefings in Dokumenten verfasst, Lieferanten per E-Mail kontaktiert und Angebote über Tabellen und Posteingänge verfolgt. Es gab keinen zentralen Ort, um eine Ausschreibung zu erstellen, Lieferanten einzuladen, Angebote zu sammeln und zu prüfen oder zu steuern, wer was wann sehen konnte. Das Ergebnis war ein langsamer, zwischen den Standorten uneinheitlicher und schwer auditierbarer Prozess.
Die Herausforderung
- Tradern eine Möglichkeit geben, Ausschreibungen zu erstellen und Vorlagen für unterschiedliche Abteilungen und Anforderungen anzupassen.
- Lieferanten ermöglichen, Angebote über einen sicheren Link einzureichen, ohne jemals das Angebot eines anderen Lieferanten zu sehen.
- Die Bidding-Regeln im System durchsetzen: Freigabe vor dem Versand, Angebote bis zur Freigabe unsichtbar und kein Zugriff nach Einreichung oder Ablehnung.
Meine Rolle
Ich verantwortete das Produkt durchgängig, von der Pre-Development-Checkliste und ihren User Stories bis zur Auslieferung und zum Launch. Ich erfasste die Anforderungen und Akzeptanzkriterien für jede Rolle im Ablauf: Trader, die Ausschreibungen erstellen und versenden, Genehmiger, die sie prüfen, Lieferanten, die über einen tokenisierten Link bieten, und Administratoren, die Berechtigungen steuern. Ich verfasste die funktionale Spezifikation zu Workflows, Rollenberechtigungen und Benachrichtigungsregeln und brachte das Portal gemeinsam mit dem Entwicklungsteam in Sprint-Zyklen in Produktion.
Die Fairness einer Ausschreibung hängt davon ab, dass Sichtbarkeit und Zugriff vom System kontrolliert werden, nicht von Disziplin. Ich spezifizierte, dass Angebote bis zur Freigabe unsichtbar bleiben, Lieferanten nach Einreichung oder Ablehnung den Zugriff verlieren und eine erneute Freigabe dem Trader niemals ein eingereichtes Angebot offenbart. Das waren harte Anforderungen, keine Vorschläge.
Vorgehen
- Rollenbasiertes Design. Jeden Akteur (Trader, Genehmiger, Lieferant, Admin) abgebildet und definiert, was jeder in jeder Phase des Bidding-Lebenszyklus sehen und tun darf.
- Wiederverwendbare Vorlagen. Trader erstellen Tender-Master und Briefings aus vordefinierten Vorlagen und speichern eigene angepasste Versionen für künftige Ausschreibungen.
- Kontrollierte Sichtbarkeit. Angebote bleiben bis zum Enddatum unsichtbar, und nur Nutzer mit dem Freigabe-Recht können sie vorzeitig öffnen.
- Sicherer Lieferantenzugriff. Lieferanten erhalten einen tokenisierten Link, befüllen nur ihre editierbaren Felder, fügen Notizen hinzu und reichen ein oder lehnen ab — mit anschließend widerrufenem Zugriff.